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Receptionist ( M/V)

  • Locatie: Charleroi (Steveny Charleroi SA)
  • Type contract: Contract à durée indéterminée
  • Aantal plaatsen: 1

1.   Fonctions générales

·       Gestion globale de l’atelier

·       Organisation des pièces nécessaires au bon suivi des ordres

.     Contacts clients

 

2.   Attributions et responsabilités

·       Prise de RV

·       Gestion journalière / suivi et vérification des travaux avant facturation

·       Sécurité des véhicules

·       Gestion des garanties

·       Commande et suivi pièces service rapide et BO

·       Gestion des véhicules de remplacement

·       Gestion des préparations VN et VO

·       Mise en ordre de l’ensemble

·       Suivi des procédures imposées par l’importateur

·       Back up de l’Assistant Office Service (sauf facturation ordres ventes)

 

3.   Domaines et limites de responsabilité

·       Gestion du matériel atelier

·       Gestion de conflit au 1er degré / Service clientèle

·       Tout ordre doit être facturé en temps

·       Toute pièce sortie physiquement du magasin doit être sortie sur un ordre

·       Tout client doit payer comptant sauf disposition prise par la direction

·       Toute commande d’achat externe doit avoir l’approbation de la direction

 

 

4.   Réception et transfert d’informations

·       2ème dans l’ordre des réponses téléphoniques

·       Dispatching vers les personnes concernées dans les différents départements (max 3 sonneries)

·       Echanges internes fluides et transparents

·       Communication par voie orale et/ou appui par email

 

5.   Critères de performances

·       Respect des procédures internes, indice de performance de satisfaction clients, rentabilité du service après-vente, communication efficace, gestion du temps de travail, implication, proactivité.

 

6.   Détail fonction

·       Gestion journalière :

Organisation de l’atelier (planification, répartition des jobs, rangement, outillage, parking, …)

Prise de RV : Précision de la future exécution + Plaque correcte, Nom et n° de Tel client + l’heure d’arrivée/départ/autre

·       Ouverture des OR minimum 2 jours avant le RV

·       Réception des véhicule atelier et carrosserie

·       Revoir avec le client les travaux à exécuter et Imprimer l’OR face au client

·       Faire signer chaque OR, à l’arrivée et au départ

·       Contacter les clients pour :

travaux supplémentaires

prise de RV suite à l’arrivée de pièces

relance devis, RV manqués, …

·       Classement journalier, rangement global et tri ponctuel

 

7.   Divers

·       Présence obligatoire d’une des 2 personnes à la réception

(Service Manager ou Assistant Office Service)

·       Respect du règlement interne

·       Discrétion clients

Solliciteren