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Verkoopsadministratie ( M/V)

  • Locatie: Namen (Steveny Namur SA)
  • Type contract: Contract à durée indéterminée
  • Aantal plaatsen: 1

1.     Fonctions générales

·       Gestion administrative du service vente (des ventes et livraisons)

·       Suivi et actions des dossiers

·       Relation inter-départements

·       Amont de la facturation

 

2.     Attributions et responsabilités

·       Contrôle des bons de commande

(offre, coordonnées, prix, remise, VO, acompte, mode de paiement, concordance date, ..)

·       Vérification des ventes et livraisons avec les campagnes de vente

·       Suivi des procédures imposées par l’importateur

(contrat conclu et avis de livraison dans vista, respect des dates et du règlement pour les campagnes de ventes, ..)

·       Suivi administratif des véhicules en commande et physique, vendus et en stock

·       Edition et mise à jour des listes de stock VN et VO

·       Traitement et contrôle du courrier pour les véhicules

(705, COC, factures AO / autres concessionnaires / accessoires, …)

·       Relation avec d’autres concessionnaires, les sociétés de leasing, les organismes financiers pour la facturation

·       Relation avec les différents services pour la coordination

·       Relation avec l’importateur pour le suivi et la gestion administrative

(Transport, Brand, Fleet, Campagnes, …)

·       Préparation des dossiers de livraisons dès l’arrivée des véhicules en concessions

·       Back up pour la facturation VN et VO

 

 

3.     Domaines et limites de responsabilité

·       Respect des procédures administratives de ventes et livraisons selon les directives de l’importateur

·       Tout dossier doit incomplet doit faire l’objet d’une demande par email au vendeur

·       Tout dossier à particularité doit faire l’objet d’un suivi plus pointu

·       Tout bon de commande doit être vérifié et doit être complet avant de passer le contrat conclu dans vista

·       Toute commande vista doit être contrôlée

(concordance bon de commande client et contrat  conclu vista)

·       Tout changement en cours doit être  adapté dans les différents programmes et communiqué vers les concernés

(données clients, données facturation, millésime, lettres importateur …)

·       Les documents tels le 705 ne peuvent être remis :

avant réception et vérification du bon de commande

avant l’arrivée du véhicule en concession

·       Tout dossier doit être revérifié avant la facturation

·       Les relations clients doivent être redistribuées vers les  vendeurs concernés ou vers le responsable des ventes

·       Les dossiers de livraison doivent être contrôlés et gérés partiellement dans l’heure

(communiquer l’AO à la comptabilité + vérifier l’envoi des dossiers de leasing, de crédit Ford)

et complètement traités dans les 2 jours

Ceux-ci sont remis au responsable des ventes

 

4.     Réception et transfert d’informations

·       Echanges internes fluides et transparents

·       Communication par voie orale et/ou appui par email

 

5.     Critères de performances

·       Respect des procédures internes, indice de performance de satisfaction clients, rentabilité du service vente, communication efficace, gestion du temps de travail, implication, proactivité.

 

6.     Divers

·       Respect du règlement interne

·       Discrétion clients

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